Drei Tipps: E-Mails schreiben, die beantwortet werden

Wie ein E-Mail geschrieben ist, beeinflusst ob und wie schnell eine Antwort zurückkommt. Mit wenig Aufwand beeinflusst man durch Inhalt und Struktur der E-Mail die Antwort darauf – so gehts. 

Man verschickt E-Mails um eine Antwort zu erhalten.  Hat das E-Mail die erste Hürde beim Empfänger genommen und er hat es gelesen, steht es vor der nächsten Aufgabe: Wie bringt es den Mail-Empfänger dazu, zu antworten? Diese drei Tipps helfen dabei:

Begründen
Bei einem Anliegen sollte man «weil » und eine Begründung verwenden. Was Sinn macht, wird verstanden und eher unterstützt. Logik überzeugt. Man sagt, was nötig ist um das Anliegen zu verstehen, aber auch nicht mehr. Vermeiden sollte man Herleitungen und Rechtfertigungen.
Beispiel: «Kannst du mir das Dokument xy zusenden weil ich es für das Projekt xy brauche?»

Effekt von Zahlen
Zahlen im Betreff  sorgen bereits für Aufmerksamkeit. Diesen Trick haben wir auch im Titel genutzt. Man weiss noch nichts zum Inhalt, sichert aber zu dass hier drei hilfreiche Dinge erzählt werden. Am besten funktionieren Zahlen, die nicht ausgeschrieben werden – wenn die Grammatik nicht im Weg steht.

Besondern nützlich ist die Zahl 3. Bei Listen und Aufzählungen sind es immer drei Punkte, wie zum Beispiel:

  • die am klarsten sind
  • die wir am besten verarbeiten können
  • die uns am einfachsten wählen lassen

Im E-Mail ist dies anwendbar für Listen, Textabsätze sowie eine Auswahl an Optionen (Daten, Vorgehensweisen, Bildauswahl).

Geradeaus
Kurz, knapp und freundlich ist bei E-Mails selbstverständlich. Doch kaum wird es unangenehm  - man verlangt etwas oder muss nein sagen – werden E-Mails oft schwammig. Doch: Ohne klare Mitteilung kommt keine klare Antwort. Man erleichtert dem Adressat die Antwort, wenn im Mail klar steht, was Sache ist und was erwartet wird.
Beispiel: «Es würde mich freuen, wenn wir uns wieder einmal sehen.» gegenüber «Wollen wir uns am nächsten Mittwoch zum Mittagessen treffen?»

 Weiterführende Links: 
- bernetblog Beitrag «E-Mail Betreff: Treffender texten mit drei Tipps»
- Mehr zur Zahl 3: The Power of Three
- Quelle für den Blogbeitrag, mehr Tipps und die wissenschaftlichen Erklärungen dazu (e): «7 proven ways to write emails that get replied, backed by science»

Bild: Anlehnung an Donnie O’Sullivan’s «Reply (Work)» (2014)

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