Zeitmanagement: Fokus und Konzentration nach «Pomodoro»

Tomaten Pomodoro25 Minuten den Fokus auf eine Aufgabe richten und sich von nichts ablenken lassen. Pomodoro, eine einfache Technik, um seine Arbeit strukturiert zu planen und effizient zu erledigen. Sie wurde 1992 von Francesco Cirillo entwickelt.

Vor längerer Zeit habe ich die Arbeitstechnik Pomodoro kennen gelernt. Francesco Cirillo verwendete für die Zeitmessung eine italienische Küchenuhr, die wie eine Tomate (Pomodoro) aussah. Und benannte die Technik kurzerhand nach ihr.

Pomodoro = 25 Minuten
Eine Arbeitstechnik, mit der man relativ einfach sehr viel erzielt. Man richtet für 25 Minuten den Fokus auf eine Aufgabe. Dabei lässt man sich von nichts ablenken: man fragt nicht noch kurz nach einer Info beim Arbeitskollegen, checkt nicht den E-Mail-Eingang, nimmt kein Telefongespräch entgegen… Während diesen 25 Minuten konzentriert man sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe – man lässt sich nur vom Klingeln des Weckers stoppen. Das ist wichtig. Nach meiner Erfahrung eine sehr gute Methode, um den Fokus auf etwas zu richten und letztlich die eigene Produktivität zu steigern.

So funktioniert’s
Man nimmt die To-do-Liste zu Hand, ordnet die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und bearbeitet diese in Abschnitten von 25 Minuten nacheinander ab. Jeweils ein Abschnitt heisst Pomodoro. Nach jedem Pomodoro folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier Pomodoros folgt eine Pause von einer halben Stunde.

Es geht los

  1. Man wählt die dringendste Aufgabe,
  2. stellt den Wecker auf 25 Minuten
  3. und bearbeitet die Aufgabe bis der Wecker klingelt.
  4. Ist die Aufgabe noch nicht erledigt, markiert man sie mit einem «X».
  5. Man macht eine kurze Pause von 3 bis 5 Minuten.
  6. In diesem Rhythmus arbeitet man weiter, bis die Aufgabe erledigt ist und streicht sie auf der Liste durch.
  7. Nach vier Pomodoros muss man aber unbedingt die längere Pause einlegen – Aufgabe erledigt oder nicht.

Bewusster Umgang mit Störungen
Nun ist es naiv zu denken, man werde nie gestört und könne vier Pomodoros lang (2 Stunden) konzentriert arbeiten. Störungen können von aussen kommen oder durch einen selber. Man hat zum Beispiel das Bedürfnis, etwas zu Trinken zu holen oder auf dem Web eine Information nach zu schlagen oder ein Kollege hat eine Frage. Cirillo empfiehlt, Störungen auf einem Blatt zu notieren. Die Störung kann auch ein wichtiger Gedanke sein. Diesen aufschreiben und einordnen (wichtig, ungeplant etc.), so kann man später darauf zurück kommen und sich wieder auf die Aufgabe konzentrieren.

Der kleine Helfer
Es gelingt mir nicht jeden Tag, nach dieser Methode zu arbeiten. Das dünkt mich letztendlich aber nicht das Entscheidende. Pomodoro gab mir einen wichtigen Input, das man auch mit einfachen Methoden die Arbeit strukturieren kann. Egal wie viel Arbeit auf dem Pult liegt. Für mich ist es ein kleiner Helfer, wenn ich morgens oder abends meine To-does ordne und meinen Tag plane.

Weiterführende Links:
Pomodoro – das Wichtigste von Francesco Cirillo auf einen Blick  (PDF)
e-book und weitere Instrumente
Pomodoro Technik auf Twitter und Facebook
bernetblog-Artikel zum Thema «Zeitmanagement»
bernetblog-Artikel zum Thema «Produktivität» 

 

 

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